EVENT · Liaison Officer · PERSONAL

Pengalaman Liaison Officer Untuk HK Vittingus di Jakarta

Hai, guys! Kali ini… sofi mau cerita tentang keseruan Sofi bersama pemain Bulutangkis Denmark bernama HK Vittinghus.. Sebagian dari kalian mungkin belum familiar dengan nama ini, sebagian lagi.. pasti sudah mengenalnya. Tapi saya.. baru ngeh tentang Kangmas Hans minggu lalu, saat saya ditawari pekerjaan sebagai LO untuk DANISA Badminton Uniting People.. penasaran gak? Penasaran kan…? penasaran please.. wakakakaka… please read sampe kelar yes….

 

*****

 

Ditawari Jadi LO HK Vittinghus

Saya sempat bingung minggu kemarin pas ke Jakarta, sudah arange jadwal sampai pertengahan desember dan ternyata sebuah jadwal cancel.. terus mikir, “Duh mau ngapain ini…” Gak tau gimana semesta mengamini.. pas bilang ke Mbak Antrie, “Mbak.. aku lama di Jakarta.. kalau ada event.. mau yah!” Gak lama… ditelepon sama Bunda Silvi, “Sopiah.. kamu di Jakarta? 26-28 mau jadi LO HK Vittinghus?” langsung bilang mau sambil googling hahah.. who is he..? yang manaa orangnya.. setelah ketemu … woops… lucuk kakak….

Trus baru keinget… ternyata … di grup sebelah sebelumnya pada ngomongin HK Vittinghus mau ke Jakarta, Cuma saya gak ngeh…  hihihi… semesta memang mengejutkan..

 

*Sedikit tentang LO

LO ini kepanjangannya adalah Liaison Officer/Organizeri dalam hal ini adalah person yang menjembatani antara tamu (artist atau pengisi acara) dengan promotor (penyelenggara acara). Buat saya.. tugas LO gak cuma jadi asisten/semacam pembantu tamu, maaf, sempat ada yang ngejekin begitu hehe, gakpapa juga, bebas,, tapi sebenarnya .. benar kata KangMas Hans.. saya bagai BabySitter karena harus menjaga, menemani dan memastikan KangMas Hans “tercukupi”, memastikan jadwal KangMas Hans berjalan lancar, menjaga mood KangMas Hans, memprediksi kemacetan dengan mencermati GPS, komunikatif, paham tentang event dan tamu sekaligus biar gak KRIK KRIK kalo ngobrol.. yah kira-kira seperti itu.

Saya belajar otodidak mengenai LO ini dari nyebur ke lapangan dan pengalaman selama bekerja di music label dan manajemen artis di 2007-2014 lalu.. alhamdulillaah. kesempatan yang luar biasa.. banyak senior dan teman-teman yang membimbing dengan keren.

 

*****

 

Persiapan Event Bersama DANISA dan HK Vittinghus

H-3 kebetulan saya ada FGD bersama KOPIKKON – Bekraf Deputi 1 dan 6 – UNPAD, tapi karena saya tidak ikutan event utama melainkan hanya bertanggung jawab atas tamu utama HK Vittinghus, jadi saya diperbolehkan langsug bertugas di 3 hari tersebut.. yaitu 26,27 dan 28 November 2017. Koodinasi bersama tim dilakukan via whatsapp grup.. FYI.. saya ada ikut 3 whatsapp grup.. dimana ketiganya kami masing-masing memiliki tanggung jawab untuk report dan menjaga situasi tetap kondusif..

Menjadi LO anggaplah hanya menjemput, mengantar dan memastikan jadwal tamu sempurna. Tapi… sebenarnya lebih dari itu… ada banyak hal yang harus juga diperhatikan, di antaranya : jaga komunikasi, kenali tamu dengan baik, buat dia senyaman mungkin, dan buat tim besar gak was-was dengan jadwal dan mood tamu… 😀 alhamdulillaah.. anaknya seneng ngemong.. jadi.. saya pun senang melakukan pekerjaan ini. bahkan … NAGIH!

 

*****

 

Day 1 : 26 November 2017 : Menjemput HK Vittinghus di Bandara

Tanggal 26 November 2018 sore, saya berangkat ke bandara dengan bus damri. Driver saya sudah menunggu di Terminal 3 Ultimate. Lebih praktis jika saya langsung ke bandara saja… pesawat Hans, dijadwalkan mendarat pada pukul 20.10 WIB menggunakan China Airlines. Saat sore kami cek secara online.. ternyata pesawat yang ditumpangi HK  mengalami keterlambatan selama kurang lebih 1 jam. Jadi diperkirakan baru mendarat pukul 21.10.

Jujur ya… saya baru 3 trip melalui terminal 3 ultimate, itupun domestik. Jadi … saya masih meraba-raba bagaimana simulasi penjemputannya. Begitu sampai di Terminal 3 Ultimate .. saya turun di depan terminal internasional. Lalu ketika melihat di terminal kedatangan, ternyata tidak diijinkan masuk dari pintu tersebut, karena pintu keluarnya langsung keluar menuju lobby.. Sedangkan saya dibrief untuk menjemput Hans di sisi kanan Hans (alias dari dalam tentunya..) karena saya lihat.. sisi yang mengarah keluar adalah sisi kiri hans.. okey.. how do I get there? Hmmmm…

 

Langsung melihat ke sekeliling dan… eits.. ada lift.. oke.. saya menuju ke terminal keberangkatan internasional. Yaitu.. lantai 2. Saya bisa masuk.. dan melalui pemeriksaan. Lalu langsung menuju ke informasi …  Petugas di Terminal 3 Ultimate sangat kooperatif, selain security ada juga petugas yang mobile dengan sepatu roda.

“Bagaimana caranya supayasaya bisa menjemput tamu di dalam terminal kedatangan?”

Ada lift di ujung kiri atau ujung kanan, ibu bisa ke lantai dasar dan pastikan Ibu berada di terminal yang benar ya. Internasional di ujung kiri ibu saat ini, dan terminal domestik di ujung kanan”

“Baik terima kasih. Untuk restoran di sini, jam tutupnya jam berapa ya?”

Untuk restoran di sini ada 2 macam ibu, ada yang tutup jam 22 dan ada yang tutup jam 23.

“Baik sip terima kasih”

Saya menuju ke ujung kiri, dan turun ke lantai dasar. Dan siap menjemput Hans dengan tulisan di tangan : Hans Kristian Vttinghus, Denmark Badminton Player

Hihihihi… akhirnya.. saya merasakan menjemput tamu dengan papan tulisan.. seperti yang sering saya bayangkan di video klipnya goo goo dolls..

Karena saya datang lebih cepat.. jadi tentu saya menunggu cukup lama. Tapi tidak apa-apa.. saya senang berada lama di tempat yang belum familiar, jadi bisa mengamati. Yang penting saya sudah text Hans, memperkenalkan diri dan mengatakan posisi saya menunggu. Setelah 40 menitan, Hans merespon WA saya … Dia mengatakan bahwa dia sudah landed dan saat ini pesawat sedang parkir. Kira-kira 40 menit kemudian… dia nongol… SENDIRIAN …

Takjublah.. karena saya pikir.. dia bersama manager/asisten… ternyata dia sendirian.. hepi? Iya banget wakakakkaka 😀 sopiaaaahhh 😀

Kami berkenalan.. lalu pergi bersama ke parkiran. Hahahah… jangan dibayangin kami jalan mesra ya.. biasa aja… Tapi yang jelas pertama saya tanyakan adalah bagaimana flight-nya ? sudah makan belum? Lumayan terbang dari Hong Kong 5 jam, kalau lapar, paling tidak saya tadi sudah menanyakan restoran yang di atas buka sampai jam 23. Masih ada waktu.. Tapi.. alhamdulillaah.. Hans masih kenyang. So .. kami langsung menuju ke… Hotel!

Saya menginfokan pada driver kalaau kami sudah siap dijemput di P3 (lantai 1) di meeting point di parkiran. Lalu kami siap menuju Hotel Mercure – Serpong. Perjalanan selama 45 menit diprediksi oleh GPS dan Hans bilang “Wow.. Jakarta sedang bagus ya trafficnya. Not bad lah 45 menit” Yup.. ini adalah kali ke-2 Hans datang ke Jakarta, jadi dia sudah paham mengenai trafficnya. Dan benar.. jalan tolnya sangat bersahabat.. kurang dari 45 menit kami sudah sampai di Hotel. Kami turun, saya make sure dia beres dulu baru saya pulang. Kami janjian jam 10 pagi besok. Yes, see you Hans!

Tak lupa saya report di ketiga grup “Dear All.. Kangmas Hans sudah sampai Hotel dan beristirahat. Saya pamit pulang, besok kami akan memulai jadwal jam10 pagi. Thank you” dan.. senang mengetahui semua legaaaaa tamu penting ini sudah aman di hotel. Alhamdulillaah…

 

Day 2 : 27 November 2017 : Charity event, Meeting dan Danish Embassy Dinner.

Bangun segerrr dan semangat pastinya 😀 hihihi… saya siap menjemput Kangmas Hans. Saya naik KRL dan sambung dengan go-ride. Lebih praktis menurut saya daripada driver dari Kelapa Gading harus jemput saya ke Jakarta Selatan baru ke Serpong.

Berikut jadwal Kangmas Hans di hari kedua :

Jam 10.00 – 13.00 : charity event di Bintara Jaya

Jam 16.00 – 18.00 : Meeting dengan Danisa, Mayora dan Danish Embassy untuk pre-event di Grand Indonesia

Jam 18.30 – 20.30 : Danish Embassy Dinner di SKYE

Here we go….

Dari Hotel Mercure Serpong, kami jemput Dominique, pengurus dari Solidarity untuk menuju ke Bintara Jaya di Citos. Let’s go… Trafficnya oke… jam10.45 udah sampai Citos dan cuz ke Bintara Jaya via tol… lalu tiba di lokasi pukul 11.30. perfect…

Jadi .. di sini Hans sudah 7 tahun memiliki banyak anak asuh yang akan dilatih untuk mejadi pemain Badminton professional. Dibarikan pelatihan dan jalan untuk menuju ke sana. Meskipun hasilnya ya tergantung anaknya… Rata-rata yang Hans bantu melalui Mrs Dom adalah anak kurang mampu yang putus sekolah. Selanjutnya.. bisa dicek melalui foto nanti yah. Hans juga menyempatkan waktu untuk bermain Badminton bersama beberapa anak. Karena waktu kami visit ke sana masih siang, jadi kebanyakan masih di sekolah. Karenanya hanya sedikit yang kami temui. Tapi esok.. di venue di Lotte Avenue.. akan ada sekitar 30 anak .. yes… pengen kenal ^_^

Saat kami tiba di lokasi, kondisi hujan, namun setelah menunggu sekitar 10 menit akhirnya hujan mereda dan sedikit gerimis … akhirnya 3 motor berangkat berpetualang. Let’s go!

Agak gemas sama kangmas Hans ini… dia agak bandel memakai capuchone nya haha jadinya saya gemay dan payungin dia aja.. meski dia bilang “Its just water, sopiaaahhh” oh no kangmas… ai ini posesif.. lebih baik ai yang keujanan karena besok you kan main badminton bareng atlet yang lain. No no. Payungan is a must 😀 ye kan guys…?

Dan … Ini adalah beberapa foto yang sempat saya ambil selama di Bintara Jaya:

Selesai di Bintara Jaya, kami langsung menuju Grand Indonesia untuk makan siang di NOMZ kitchen dan ke Plaza Indonesia (celebrity fitness) untuk mandi. Lalu kembali ke Grand Indonesia untuk Meeting dengan Denmark Embassy dan lanjut Dinner. Kami punya waktu sekitar 4 jam untuk berpetualang di 2 mall ini hihihihi…

Meeting dengan Yvonne dari Denmark Embassy ditemani oleh Mr Erick dari Danisa Denmark dan Mr Nurdin dari Mayora. Isi meetingnya adalah briefing tentang event besok… lalu lanjut dinner di SKYE ..

Sekitar pukul 21.00 kami pulang kembali ke hotel. Ngedrop Hans dan Mr Erick.. lalu saya kembali ke rumah. Besok … janjian jam13 di Hotel untuk menuju ke venue .

 

*****

 

Day 3 : 28 November 2017 : The Day : DANISA Badminton Uniting People

Sekalian check out, saya jemput Hans jam 13. Dan make sure dia sudah lunch. On time sekali.. kurang dari jam13 dia sudah turun dan ready to go. Kami sama-sama pakai jaket hitam haha tapi enggak foto…

PS : kebiasaan.. saya jarang foto sama tamu ketika sedang bekerja J

Perjalanan ke Lotte Avenue berlangsung singkat karena trafficnya lancar.. sekitar jam 14.15 kami sudah sampai dan langsung cuz ke atrium. Ternyata.. sudah ada Haryanto Arbi dan Tommy Sugiarto di sana. Juga sudah ada 30 anak-anak Bintara Jaya beserta pelatih dan pengurusnya juga Mrs Dom.

Hans terlihat familiar dengan beberapa orang yang menghampirinya. Ternyata beberapa di antaranya adalah orang-orang yang sudah berjumpa dengannya Juli lalu.. ada yang kasih kado untuk anaknya yang akan lahir Februari nanti… (jangan patah hati ya gaes.. dia dah merit… sama atlet juga.. dan .. sedang menanti kelahiran his son)

Let’s start the GAMES!!!

Event yang diadakan di Main Atrium Lotte Avenue ini mendadak “Dikepung” Bodyguard (semacam paspampres yah) .. karena… ada Perdana Menteri Denmark yang hadir… Lars L Rasmussen dan istri. Sayapun agak susah mendekati stage maupun kursi VIP dikarenakan hal ini. Tapi,.. bukan Sopiah namanya kalo gak berusaha memuaskan si boss dalam urusan pengambilan gambar 😀

Saya mendadak punya 2 orang yang harus saya handle… Yaitu Kangmas Hans dan Mr Erick (Danisa). Membawa 2 Iphone mereka yang salah satunya harus dicharge jadi yang saya bawa tanpa tas adalah : 2 iphone, 1 powerbank dan 1 HP saya plus Casio dadah dadah 😀 kebayang ya… saku kanan kiri kayak gembolan apaan… Cuma takut jatuh aja.. tapi alhamdulillaah enggak.

Saya happy juga karena selama sama Kangmas Hans ini saya bisa sambil olah raga.. Naik turun ke lantai 1 karena musti ambil foto dan video dalam waktu yang singkat. Pus kudu cuek sama pengawal 😀 misi misi misi.. cekrek.. rekam.. lari ke atas.. gitu lagi.. (karena di atas pun dijaga sist) trus turun ke bawah.. sampai akhirnya waktu menunjukkan pukul 5.30 .. itu berarti.. kita harus capcuz ke airport yuk kangmas Hans!

Sempatkan menjumpai penggemar yang sudah menantikannya… akhirnya musti cabut juga. Dan… sebelum keluar… kangmas hans, “Kamu gak pengen foto bareng Sopiah?”

Nggg… emangnya boleh sekarang foto?

Kangmas , “Setelah hampir 3 hari jagain…  boleh lah… masak yang lain boleh kamu enggak”

Okelah… wefie sajaaaa… cekrek.. trus masuk mobil dan … cuz ke airport.

Kami beruntung .. jalanan lancar jadi sebelum jam7 kangmas dah bisa masuk untuk check in. Bahkan bisa mandi, pijit dan makan. Yeayyy I’m a lega LO 😀

Sebelum masuk ke dalam .. kangmas Hans ngajakin foto untuk dipasang di Insta Story .. aakkk.. happy! Dan dia bilang kalo Minggu ke-4 Januari dia akan datang bersama rombongan ke Jakarta. Make sure.. ketemuan.. karena … saya sudah janjian akan kasi dia family uniform untuk istri dan anaknya juga donk…

 

TENTANG HANS KRISTIAN VITTINGHUS

Bersamanya beberapa hari membuat saya merasa salut sama dia, ada banyak hal yang super dari beberapa fakta yang dikulik dari obrolan kami, berikut ini …

  1. Sudah menikah dengan atlet Dressage Denmark bernama Selina Solberg dan sedang menanti kelahiran anak laki-laki pertama
  2. Atlet Dunia yang mandiri. Kemarin dia datang sendirian.. dari HK Open cuz ke Jakarta. Ketika sofi pikir akan ada beberapa orang lainnya..
  3. Usianya 31 tahun.. dan akan jadi 32 tahun di Januari nanti.. ohooww you capricorn yah Kangmas.. ?
  4. Suka Charity.. bahkan sudah 7 tahun dia membantu anak-anak asuhan Mrs Dom
  5. Tingginya 180cm tapi dia bilang dia tingginya rata-rata aja.. ada yang jauh lebih tinggi dari dia di Denmark (oh.. okay…wew)
  6. Humble dan cooperative, super duper fun jalan sama dia . termasuk tamu yang paling seru untuk dijagain… dia bahkan membantu berpikir bagaimana membagi waktu antara jadwal utamanya dan jadwal tambahannya … jika memungkinkan dan aman akan dia ambil itu jadwal tambahan, jika enggak, dia bersedia menolaknya.. kan asik yaaa..
  7. Saat lunch di NOMZ dia mengaku lebih suka ikan daripada daging. Oke dengan ayam. Tapi gak terbiasa makan bebek (karena gak biasa dilakukan di keluarga, jadi enggak biasa aja. Jadinya batal deh ai bawa ke bebek goreng hits yang menggoda itu:D)
  8. Meski atlet, tapi sesekali masih oke untuk cheating makan fast food
  9. Dia gak minum soda selama di rumah atau Denmark, tapi kalau lagi di luar … lebih gampang nemu soda dan dia fine untuk minum (tapi kangmas.. you kan lamaan di luar daripada di rumah loh…)
  10. Easy going.. dia selalu senyum sekalipun capek. Tanggal 27 dengan segitu padatnya kegiatan keliatan banget capeknya tapi tetep ketawa ketiwi..
  11. Sangat disiplin sama jadwal. Selalu dia tanya duluan sebelum saya tanya sudah siap belum haha … happy aku kalo ontime begini..
  12. Mau makan pedas meski itu akan membuatnya berkeringat
  13. Suka baca buku dan… menyesal gak fotoin buku yang dia bawa huhuhu
  14. Mengaku doyan makan banyak dan dia tetap kurus.. kangmas i envy you deh..
  15. Calon papa yang baik. Meskipun tidak bisa menjadi suami siaga saat istri hamil tua, tapi dia sudah merencanakan untuk cuti selama sebulan di bulan februari. Januari 2018 adalah turnamen terakhirnya ke India, Malaysia dan Indonesia selama 3 minggu. Lalu pulang ke Denmark dan menanti kelahiran anak laki-laki dan akan jadi Bapak dan suami siaga di bulan awal kelahirannya. SO SWEET!!!

 

Yeay.. That’s all from me guys.. hehe makasih udah baca sampai selesai.. Mengingat ingat tentang tugas semacam ini, jadi keinget tugas saat mengurus wardrobenya Katy Perry and the dancers saat Prismatic Tour di ICE beberapa tahun lalu. Rasanya itu perlu di-share juga .. berbagi pengalaman bagaimana serunya bergabung sehari bersama professional world class team… tunggu yah! Seru banget pastinyaaaaa …

See you very soon

 

 

Salam,

Sofia

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *